Présentation du métier
Contexte de travail
Conditions de travail
Compétences et niveaux attendus
Certifications
Proximité(s)/évolution(s) envisageables
Tendances nationales sur le métier
Pour en savoir plus
CHARGÉ DU PLANNING / CHARGÉE DU PLANNING
Famille : Pilotage de l'événement
Autres appellations en français
- Responsable du planning
Autres appellations en anglais
- Chief planner
Présentation du métier : Chargé du planning
Finalité du métier
Le Chargé du planning a pour mission d'élaborer, d'optimiser et d'actualiser le planning de l'utilisation du site.
Missions principales
Participer à la construction, au suivi et à l'actualisation des plannings pour la réalisation des prestations techniques :
Le Chargé du planning gère les plannings de façon dynamique en fonction de l'évolution des demandes clients. Son rôle principal est de se montrer capable de prévoir et d'anticiper les imprévus.
Assurer le traitement des démarches administratives :
Il tient à jour le planning et saisit les informations dans le logiciel dédié. Il est responsable de la circulation des informations relatives au planning dans les différents services. Il assure l'interface avec les Chargés d'affaires dans la gestion administrative de leurs dossiers. Il doit savoir-faire un reporting sur l'utilisation et la disponibilité des ressources.
Gérer le planning du personnel technique en respectant le Code du travail :
Il collecte auprès des différents acteurs toutes les informations relatives au planning et veille à la cohérence des compétences du personnel au regard des besoins des prestations.
Le Chargé du planning gère les plannings de façon dynamique en fonction de l'évolution des demandes clients. Son rôle principal est de se montrer capable de prévoir et d'anticiper les imprévus.
Assurer le traitement des démarches administratives :
Il tient à jour le planning et saisit les informations dans le logiciel dédié. Il est responsable de la circulation des informations relatives au planning dans les différents services. Il assure l'interface avec les Chargés d'affaires dans la gestion administrative de leurs dossiers. Il doit savoir-faire un reporting sur l'utilisation et la disponibilité des ressources.
Gérer le planning du personnel technique en respectant le Code du travail :
Il collecte auprès des différents acteurs toutes les informations relatives au planning et veille à la cohérence des compétences du personnel au regard des besoins des prestations.
Contexte de travail
Variables spécifiques au métier
Ressources numériques et législatives :
Le Chargé du planning maîtrise les outils informatiques classiques (Office, Wrike...) et pour effectuer la gestion des emplois du temps de chacun, il est à l'aise avec l'utilisation de progiciels dédiés à la planification. Une connaissance du monde de l'événementiel, de l'audiovisuel et de la logistique sont un plus. L'administratif ne l'effraie pas, au point d'être à l'aise dans l'édition des contrats d'embauche et des déclarations URSSAF. Il maîtrise le Droit du travail, notamment les règles encadrant les durées du travail.
Posture professionnelle :
Sa qualité première est son attitude relationnelle, car, il gère lui-même les tensions entre services. Pour cela, il conserve une bonne entente avec les différents services de l'entreprise et du personnel externe (intermittents et prestataires) ainsi qu'une certaine bienveillance envers l'ensemble des salariés.
De plus, la bonne prise en compte des clients internes est primordiale, il doit donc faire preuve d'écoute et d'adaptation.
Le Chargé du planning maîtrise les outils informatiques classiques (Office, Wrike...) et pour effectuer la gestion des emplois du temps de chacun, il est à l'aise avec l'utilisation de progiciels dédiés à la planification. Une connaissance du monde de l'événementiel, de l'audiovisuel et de la logistique sont un plus. L'administratif ne l'effraie pas, au point d'être à l'aise dans l'édition des contrats d'embauche et des déclarations URSSAF. Il maîtrise le Droit du travail, notamment les règles encadrant les durées du travail.
Posture professionnelle :
Sa qualité première est son attitude relationnelle, car, il gère lui-même les tensions entre services. Pour cela, il conserve une bonne entente avec les différents services de l'entreprise et du personnel externe (intermittents et prestataires) ainsi qu'une certaine bienveillance envers l'ensemble des salariés.
De plus, la bonne prise en compte des clients internes est primordiale, il doit donc faire preuve d'écoute et d'adaptation.
Contextes organisationnels
Type et taille d'entreprise :
Selon la taille du site, les fonctions du Chargé du planning peuvent être prises en charge par les services administratifs ou de développement commercial.
Type et taille de projet :
L'attribution des moyens (techniques et humains) se décide soit sur une demande du client (pour une prestation précise), soit lors de la mise en place d'un « workflow », c'est-à-dire d'une succession de prestations techniques pour la fabrication d'un produit plus complexe. Certaines entreprises sont dotées de services logistiques, qui réalisent cette mission. L'activité de gestion du planning n'est pas toujours aisée : elle est soumise aux aléas de la production audiovisuelle.
Selon la taille du site, les fonctions du Chargé du planning peuvent être prises en charge par les services administratifs ou de développement commercial.
Type et taille de projet :
L'attribution des moyens (techniques et humains) se décide soit sur une demande du client (pour une prestation précise), soit lors de la mise en place d'un « workflow », c'est-à-dire d'une succession de prestations techniques pour la fabrication d'un produit plus complexe. Certaines entreprises sont dotées de services logistiques, qui réalisent cette mission. L'activité de gestion du planning n'est pas toujours aisée : elle est soumise aux aléas de la production audiovisuelle.
Conditions de travail
Le rythme de travail
Il varie selon l'activité. Ses horaires de travail sont en général réguliers, mais dans certains secteurs ils peuvent être étendus.
Déplacements
Ils sont très rares. Le travail du Chargé de planning est en premier lieu sédentaire dans un bureau.
Les relations professionnelles
Relations internes
- Attaché commercial
- Ensemble des services
Relations externes
- Internes : Responsable de service, Chargé de production, DRH, c
- Externes : Clients, Partenaires, Fournisseurs, Sous-traitants
Compétences et niveaux attendus en 4 niveaux cumulés
Macro compétences
Niveaux et compétences attendues
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu
Macro compétences :
Mettre en place et intégrer des ressources humaines
Niveaux et compétences attendues :
1
Identifier les caractéristiques d'un besoin métier et les ressources disponibles
2
Identifier les types de ressources adaptées et les moyens d'y accéder
3
Anticiper un plan d'intégration d'une ressource interne/externe
4
Adapter une stratégie et une organisation aux contraintes de ressources disponibles
Niveau attendu : 2
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Il veille à la cohérence des compétences du personnel au regard des besoins des prestations, pour l'organisation d'un événement sportif
Macro compétences :
Gérer les logiciels métiers
Niveaux et compétences attendues :
1
Saisir et interpréter des données selon les règles de gestion logicielles
2
Administrer les données, paramétrer et rédiger les règles de gestion logicielles selon les besoins d'exploitation
3
Anticiper les processus post-intégration et piloter l'intégration des logiciels au sein des métiers
4
Coordonner les évolutions métiers et techniques sur la durée de vie des données
Niveau attendu : 1
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Il utilise un logiciel de planification dans lequel il intègre toutes les informations de l'événement, puis à partir d'un Gantt, il réalise une étude du chemin critique
Macro compétences :
Utiliser les outils bureautiques
Niveaux et compétences attendues :
1
Traiter des données avec des outils bureautiques (tableur, traitement de texte, présentation, support de communication…)
2
Concevoir des outils/supports complexes à partir des outils bureautiques
3
Créer des automatisations et outils/supports complexes sur les outils bureautiques
4
Accompagner des acteurs dans l'articulation des process, outils bureautiques et métiers
Niveau attendu : 1
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Au sein d'une régie publicitaire, il aide à la création de dossiers sectoriels prospectifs, à partir de bases de données croisées (comprendre le marché afin de proposer des offres cohérentes)
Macro compétences :
Mettre en place un événement ou un chantier
Niveaux et compétences attendues :
1
Analyser les objectifs, les contraintes et la faisabilité de l'événement ou du chantier
2
Conduire les études de conception et réaliser une maquette ou un prototype projet
3
Piloter les opérations des acteurs internes et externes de l'événement ou du chantier (ex : sécurité, nettoyage, accueil, gardiennage)
4
Coordonner la conception, la mise en œuvre et le déroulement de l'événement ou du chantier
Niveau attendu : 3
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Pour un grand groupe de l'événementiel, il gère, avec le responsable logistique, toutes les entrées / sorties des livraisons, pour garantir la sécurité du site
Macro compétences :
Dimensionner les moyens humains et matériels pour un projet ou un chantier
Niveaux et compétences attendues :
1
Identifier les besoins humains et matériels nécessaires au projet ou au chantier
2
Préparer, adapter et organiser les aspects techniques ou logiciels nécessaires au projet ou au chantier
3
Mettre en place et coordonner les équipes techniques ou les partenaires, du projet ou du chantier
4
Assurer la conformité du projet ou du chantier sur les aspects sécuritaires, règlementaires, matériels et budgétaires
Niveau attendu : 1
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Pour l'organisation du salon de l'aéronautique, il fait appel à du personnel qualifié, pour implanter les infrastructures adaptées à l'exposition des aéronefs
Macro compétences :
Assister la Maîtrise d'Ouvrage en cadrage projet
Niveaux et compétences attendues :
1
Identifier les spécifications fonctionnelles et techniques du projet (réglementation, normes, organisation, qualité, délais, etc.)
2
Réaliser un cahier des charges et organiser des modalités d'évaluation de réponses
3
Synthétiser une analyse des réponses et délivrer une préconisation
4
Englober une démarche de maîtrise d'ouvrage selon sa connaissance des marchés et les enjeux globaux du projet
Niveau attendu : 1
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Pour l'organisation d'un événement itinérant, il définit tous les temps de trajet, d'attente, de restauration, de transfert, qu'il intègre dans le cahier des charges, pour donner une estimation du temps nécessaire
Macro compétences :
Se conformer aux normes et à la réglementation
Niveaux et compétences attendues :
1
Cartographier les exigences normatives et réglementaires d'une entreprise
2
Adapter les processus de travail aux exigences normatives et réglementaires et informer les parties prenantes
3
Anticiper les conséquences des normes et de la réglementation et piloter leur bonne compréhension/application
4
Contribuer à la révision de la réglementation ou de la normalisation et proposer des adaptations
Niveau attendu : 2
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Il prend en considération les exigences règlementaires en matière de sécurité, sur le temps nécessaire à l' évacuation des visiteurs en cas d'incident
Macro compétences :
Maîtriser les échanges entre différents logiciels métiers
Niveaux et compétences attendues :
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Il transmet les informations temporelles du projet, dans le bon format numérique pour que les Chefs de projet puissent intégrer les données dans les logiciels de modélisation des stands
Macro compétences :
Communiquer efficacement
Niveaux et compétences attendues :
1
Ecouter activement et partager une information pertinente
2
Adapter et rédiger un support de communication aux objectifs et au contexte
3
Synthétiser une présentation adaptée à l'objectif et au public cible
4
Coordonner une communication d'organisation en situation complexe (ex : message sensible, public difficile, situation imprévue…)
Niveau attendu : 2
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Il modélise un planning visuel, simple, lisible pour que chaque opérateur comprenne bien l'enchainement des taches, lors des changements de décor, pour un spectacle vivant
Macro compétences :
Faciliter les projets et transformations
Niveaux et compétences attendues :
1
Décrypter les objectifs du projet et de ses acteurs, les points de convergences et de divergences
2
Adapter les messages, les modalités de communication et proposer une organisation pertinente
3
Anticiper les points de difficultés avec les acteurs projet et réguler les relations selon le contexte
4
Faire converger les acteurs autour de la finalité du projet et mettre en valeur les avancées
Niveau attendu : 2
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Il crée une "légende" claire et précise, sur ses plannings pour que chaque équipe de montage optimise les temps de location du matériel roulant (Type nacelles)
Macro compétences :
Prioriser et hiérarchiser son activité
Niveaux et compétences attendues :
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Le chargé de planning maîtrise intégralement toutes les activités et les tâches du projet, et définit les priorités selon des critères définis, comme le temps d'évacuation, les temps de location de matériel, etc.
Macro compétences :
Gérer un projet
Niveaux et compétences attendues :
1
Suivre les étapes, délais et coûts d'un projet et analyser les écarts par rapport à la demande
2
Adapter et optimiser les caractéristiques d'un projet selon les évolutions d'objectifs et de contexte
3
Piloter une ou plusieurs phases et équipes projets
4
Coordonner plusieurs projets stratégiques et développer les relais de gestion de projet
Niveau attendu : 2
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Lors d'un changement de planning, il se montre réactif et ouvert aux échanges, pour modifier les temps de répartition des tâches entre les équipes et il communique auprès d'elles en expliquant les raisons de ces changements
Proximité(s)/évolution(s) envisageables
La proximité des métiers
Axes de mobilité professionnelle
Sens d'évolution
Sélection de secteur
Numérique
Ingénierie
Études & Conseil
Évènement
Transverses
Autre
Cliquer sur un secteur pour afficher
uniquement les provenances et les
évolutions depuis et vers ce secteur
Cliquer sur les flèches pour accéder à la comparaison des métiers.
Provenances possibles
Evolutions envisageables
Autres provenances
Autres provenances
Provenances lointaines
Provenances lointaines
Provenances moyennes
Provenances moyennes
Proximité forte
Proximité forte
Evolutions moyennes
Evolutions moyennes
Evolutions lointaines
Evolutions lointaines
Autres évolutions
Autres évolutions
Chargé du planning
Agent Services Généraux
Agent d'Exploitation Sécurité Incendie (AESI)
Téléconseiller
Agent d'accueil
Dessinateur - projeteur
Assistant de direction
Office Manager
Conseiller d'exposants
Chargé de Ressources Humaines
Scénographe d'événements
Comptable
Assistant commercial
Ces mobilités sont données à titre indicatif, sans valeur d’obligation pour les entreprises et les salariés qui doivent les adapter à leur situation particulière.
