Présentation du métier
Contexte de travail
Conditions de travail
Compétences et niveaux attendus
Certifications
Proximité(s)/évolution(s) envisageables
Tendances nationales sur le métier
Pour en savoir plus
AGENT D'ACCUEIL / AGENTE D'ACCUEIL
Famille : Déroulement et suivi de l'événement
Autres appellations en français
- Chargé d'accueil
- Employé d'accueil
- Hôte/hôtesse d'accueil
Autres appellations en anglais
- Host
- Receptionist
- Reception agent
- Welcome Desk Attendant
Présentation du métier : Agent d'accueil
Finalité du métier
L'Agent d'accueil reçoit, identifie et oriente les visiteurs, les clients, les prestataires, les communications téléphoniques et les courriers lors d'un événement.
Missions principales
Assurer l'accueil physique et téléphonique lié à l'événement :
L'Agent d'accueil renseigne et guide les visiteurs et les prestataires lors de l'événement. Il écoute, comprend et restitue le besoin exprimé.
Gérer l'accès au site :
Il contrôle les éléments donnant le droit d'accès au site (tickets, billets, badges, etc.).
Maîtriser l'environnement et le déroulé de l'événement :
Il est en mesure de renseigner et de rediriger le public au lieu ou auprès des personnes adaptées aux besoins. Il connait l'envergure, le plan et la disposition du site.
L'Agent d'accueil renseigne et guide les visiteurs et les prestataires lors de l'événement. Il écoute, comprend et restitue le besoin exprimé.
Gérer l'accès au site :
Il contrôle les éléments donnant le droit d'accès au site (tickets, billets, badges, etc.).
Maîtriser l'environnement et le déroulé de l'événement :
Il est en mesure de renseigner et de rediriger le public au lieu ou auprès des personnes adaptées aux besoins. Il connait l'envergure, le plan et la disposition du site.
Contexte de travail
Variables spécifiques au métier
Ressources technologiques et linguistiques :
L'agent d'accueil doit maîtriser l'utilisation de la bureautique, des logiciels de traitement de texte, utiles à la gestion de courrier et de mails (internet, messagerie email, Word, etc.), ainsi que les logiciels métiers.
Pour être en mesure de gérer l'accueil du public, il doit maîtriser au moins l'anglais (indispensable surtout pour participer aux salons et événements internationaux)
Ses connaissances environnementales :
Il doit connaître l'organisation globale d'une manifestation et se tenir à jour des informations relatives aux événements spécifiques sur lesquels il intervient.
Interventions et rôles selon les projets :
Selon l'envergure de l'événement, l'Agent d'accueil devra se montrer plus ou moins polyvalent et pourra être responsable de l'accueil, de la billetterie, du vestiaire, de la réservation (restauration et hôtellerie) et de la passation de commandes de "petits" matériaux. Il pourra également être responsable du traitement du courrier (envois, tris, distribution et réception de colis, de lettres, etc.). Un agent d'accueil plus expérimenté pourra avoir la responsabilité de gérer des plannings liés au montage ou à l'exploitation du projet.
L'agent d'accueil doit maîtriser l'utilisation de la bureautique, des logiciels de traitement de texte, utiles à la gestion de courrier et de mails (internet, messagerie email, Word, etc.), ainsi que les logiciels métiers.
Pour être en mesure de gérer l'accueil du public, il doit maîtriser au moins l'anglais (indispensable surtout pour participer aux salons et événements internationaux)
Ses connaissances environnementales :
Il doit connaître l'organisation globale d'une manifestation et se tenir à jour des informations relatives aux événements spécifiques sur lesquels il intervient.
Interventions et rôles selon les projets :
Selon l'envergure de l'événement, l'Agent d'accueil devra se montrer plus ou moins polyvalent et pourra être responsable de l'accueil, de la billetterie, du vestiaire, de la réservation (restauration et hôtellerie) et de la passation de commandes de "petits" matériaux. Il pourra également être responsable du traitement du courrier (envois, tris, distribution et réception de colis, de lettres, etc.). Un agent d'accueil plus expérimenté pourra avoir la responsabilité de gérer des plannings liés au montage ou à l'exploitation du projet.
Contextes organisationnels
Type et taille d'entreprise :
Le plus souvent intermittent, il peut choisir de se spécialiser dans un secteur donné s'il le souhaite.
Type et taille de projet :
Les missions sont souvent les mêmes, mais ce sont les événements et les manifestations qui viennent à changer. Un agent d'accueil peut exercer à l'occasion d'un salon national ou international (le Mondial de l'Auto, le Salon de l'agriculture, le Paris Games Week etc.), d'une foire (la Foire de Paris…), d'un événement lié à une activité ou une industrie spécifique (le Salon du Running, le Salon du Livre…), d'un congrès, d'une conférence ou d'un colloque, d'une manifestation sportive (un tournoi de tennis ou de rugby…), d'un showroom, d'une réunion politique, et même d'un événement organisé par une entreprise.
Le plus souvent intermittent, il peut choisir de se spécialiser dans un secteur donné s'il le souhaite.
Type et taille de projet :
Les missions sont souvent les mêmes, mais ce sont les événements et les manifestations qui viennent à changer. Un agent d'accueil peut exercer à l'occasion d'un salon national ou international (le Mondial de l'Auto, le Salon de l'agriculture, le Paris Games Week etc.), d'une foire (la Foire de Paris…), d'un événement lié à une activité ou une industrie spécifique (le Salon du Running, le Salon du Livre…), d'un congrès, d'une conférence ou d'un colloque, d'une manifestation sportive (un tournoi de tennis ou de rugby…), d'un showroom, d'une réunion politique, et même d'un événement organisé par une entreprise.
Conditions de travail
Le rythme de travail
Il varie selon les projets sur lesquels il intervient. Il est donc amené à travailler de jour, de nuit, les week-end et jour férié suivant le type de manifestation.
Déplacements
Ils sont réguliers.Sa présence est indispensable dès le démarrage de l'exploitation de l'événement. Il peut alors se déplacer à court, moyen ou long terme selon la durée du projet et peut se rendre sur un site situé au niveau local, régional, voire international.
Les relations professionnelles
Relations internes
- Responsable de l'accueil et de la billetterie
- Chargé de sécurité
- Agents de sécurité
Relations externes
- Visiteurs
- Prestataires
- Clients
- Agents de sécurité
Compétences et niveaux attendus en 4 niveaux cumulés
Macro compétences
Niveaux et compétences attendues
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu
Macro compétences :
Communiquer efficacement
Niveaux et compétences attendues :
1
Ecouter activement et partager une information pertinente
2
Adapter et rédiger un support de communication aux objectifs et au contexte
3
Synthétiser une présentation adaptée à l'objectif et au public cible
4
Coordonner une communication d'organisation en situation complexe (ex : message sensible, public difficile, situation imprévue…)
Niveau attendu : 1
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
A l'accueil d'un événement, l'Agent d'accueil oriente les participants au regard de leurs questions ou besoins, et sait où trouver les informations pour répondre précisément
Macro compétences :
Créer et maintenir une relation client favorable
Niveaux et compétences attendues :
1
Maintenir une relation respectueuse et professionnelle avec les acteurs de projet
2
Adapter sa posture et l'organisation des échanges à la situation de travail
3
Anticiper les points de difficulté et proposer des évolutions de projet
4
Co-piloter une vision de la finalité projet et suivre les évolutions de contexte client
Niveau attendu : 2
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Il adapte son comportement au public et au type d'événement (ex. colloque pharmaceutique, salon de l'automobile)
Macro compétences :
Favoriser les échanges professionnels multiculturels
Niveaux et compétences attendues :
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
A l'accueil au sein d'une association solidaire, il adapte son discours à la diversité culturelle du public reçu
Macro compétences :
Participer et animer un travail d'équipe
Niveaux et compétences attendues :
1
Collaborer avec les membres d'une équipe, partager des informations et des avis
2
Animer les prises de paroles et reformulations selon les situations de travail
3
Animer une équipe complète sur l'ensemble d'un projet
4
Coordonner l'animation de plusieurs équipes partageant un objectif commun
Niveau attendu : 2
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Il est à l'aise avec la prise de parole en public pour intervenir lors de réunions d'équipe ou clients
Macro compétences :
Utiliser l'anglais en contexte professionnel
Niveaux et compétences attendues :
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Lorsqu'il intervient à l'internationale, il aborde les clients en anglais et maîtrise les termes techniques lui permettant de promouvoir l'événement
Macro compétences :
Accueillir et gérer l'accueil de public
Niveaux et compétences attendues :
1
Identifier et orienter les visiteurs, les clients, les prestataires, les communications téléphoniques, digitales et les courriers
2
Adapter les processus d'accueil et d'orientation selon les catégories d'acteurs
3
Dimensionner la capacité d'accueil et anticiper les caractéristiques de l'événement (flux de personnes, planning etc.)
4
Coordonner l'ensemble des processus à traiter lors de l'accueil du public
Niveau attendu : 4
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Dans une petite structure, il coordonne lui-même la gestion de l'accueil du public et des paramètres techniques
Macro compétences :
Gérer les déplacements, la restauration et l'hébergement
Niveaux et compétences attendues :
1
Consolider toutes les demandes entrantes d'un événement (hébergement, restauration, déplacements etc.)
2
Participer à l'adaptation des propositions/tarifs de prestations et organiser les réservations (clients, exposants, intervenants, hôteliers, restaurants, traiteurs etc.)
3
Piloter la mise en place technique des prestations et anticiper leurs besoins d'informations (lancement, besoins spécifiques etc.)
4
Coordonner l'ensemble des prestations autour des évolutions de déroulement de l'événement
Niveau attendu : 2
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Au sein d'un hôtel, il participe aux réunions d'équipe et n'hésite pas à faire remonter des informations permettant l'amélioration des performances de l'entreprise
Macro compétences :
Sécuriser un événement, un projet ou un chantier
Niveaux et compétences attendues :
1
Veiller à la sécurité (ex : physique) pendant un événement et intervenir en cas d'incident
2
Adapter les dispositifs et process à mettre en place (ex : profil et nombre des intervenants internes/externes)
3
Piloter l'aménagement général d'un événement, d'un projet ou d'un chantier selon les besoins en termes de sécurité
4
Donner du sens aux mesures de sécurité et coordonner les acteurs internes/externes autour des enjeux (ex : économiques, sûreté)
Niveau attendu : 1
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Lors d'un festival, il doit être très attentif et observateur pour alerter les agents de sécurité en cas de danger
Macro compétences :
Animer une concertation
Niveaux et compétences attendues :
1
Analyser les besoins et usages du client et des parties prenantes
2
Adapter la communication sur le projet pour le compte du client
3
Organiser et animer des rencontres avec les parties prenantes
4
Rapprocher les besoins de toutes les parties prenantes en respectant la demande client
Niveau attendu : 1
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
A l'accueil d'un restaurant, il tient compte des besoins et attentes du public et accompagne les personnes à mobilité réduite en salle
Macro compétences :
Animer une démarche agile et innovante
Niveaux et compétences attendues :
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Il intervient auprès des divers acteurs pour guider les équipes et tenir compte des contraintes techniques
Macro compétences :
Positionner et promouvoir un événement
Niveaux et compétences attendues :
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Pour promouvoir un événement en billetterie, il veille à maîtriser les tendances et les offres existantes pour mettre en avant certains éléments
Macro compétences :
Développer son autonomie
Niveaux et compétences attendues :
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Lors d'un congrès, il propose des adaptations dans l'organisation et le traitement du flux d'entrée en raison des intempéries et des files d'attente
Certifications
Liste des certifications
Hors branche
Proximité(s)/évolution(s) envisageables
La proximité des métiers
Axes de mobilité professionnelle
Sens d'évolution
Sélection de secteur
Numérique
Ingénierie
Études & Conseil
Évènement
Transverses
Autre
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évolutions depuis et vers ce secteur
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Provenances possibles
Evolutions envisageables
Autres provenances
Autres provenances
Provenances lointaines
Provenances lointaines
Provenances moyennes
Provenances moyennes
Proximité forte
Proximité forte
Evolutions moyennes
Evolutions moyennes
Evolutions lointaines
Evolutions lointaines
Autres évolutions
Autres évolutions
Agent d'accueil
Agent de sécurité
Chargé de relations presse
Responsable accueil et billetterie
Assistant de direction
Office Manager
Assistant de Communication
Conseiller support technique
Monteur de Stand
Ces mobilités sont données à titre indicatif, sans valeur d’obligation pour les entreprises et les salariés qui doivent les adapter à leur situation particulière.
